Von 3 Excel-Dateien zu einer laufenden Kompetenzmatrix in 14 Tagen

Das Team: 40 Personen, ein wachsendes Tech-Unternehmen

Ein Software-Scale-up mit rund 40 Mitarbeitenden, verteilt auf Engineering, Product und Customer Success. Feedback zu Kompetenzen und Zusammenarbeit gab es bereits — aber informell, in Einzelgesprächen, ohne wiederkehrende Struktur.

Vorher: Verstreut in 3 Excel-Dateien

• Eine Liste mit Skills pro Person, gepflegt von einer Führungskraft — schnell veraltet, weil niemand sonst Zugriff hatte.
• Eine zweite Datei mit Notizen aus 1:1-Gesprächen, ohne einheitliches Format zwischen den Teams.
• Eine dritte, ad hoc erstellte Tabelle für die letzte Gehaltsrunde — mit Bewertungen, die sich nicht mit den anderen beiden Listen deckten.

Ergebnis: Drei unterschiedliche Wahrheiten über denselben Kompetenzstand, keine davon aktuell, keine davon von den Mitarbeitenden selbst mitgestaltet.

Ablauf: 14 Tage bis zur laufenden Praxis

1. Tag 1–2: Kompetenzbereiche aus den bestehenden Excel-Listen in WeMate übernommen und auf 5 Kernbereiche konsolidiert.
2. Tag 3–4: Feedback-Runde für alle 40 Personen angelegt — Selbst- und Fremdeinschätzung durch Vorgesetzte, Peers und ggf. direkte Berichte.
3. Tag 5–11: Beantwortungsfenster inkl. einer automatischen Erinnerung — keine manuelle Nachverfolgung nötig.
4. Tag 12–14: Auswertung pro Person und Team, erste Entwicklungsgespräche auf Basis der konsolidierten Kompetenzmatrix statt widersprüchlicher Excel-Stände.

Nachher: Eine laufende Kompetenzmatrix

Statt drei veralteter Excel-Dateien gibt es jetzt eine Ansicht pro Team und Person, die mit jeder Feedback-Runde aktualisiert wird — und auf der Entwicklungsgespräche und Personalentscheidungen nachvollziehbar aufbauen.