Kompetenzmatrix erstellen: Anleitung + Vorlage

• 1. Kompetenzen aus einem Kompetenzmodell ableiten — Sammle nicht wahllos Fähigkeiten, sondern leite sie aus den Anforderungen der jeweiligen Rolle ab. Wie das strukturiert geht, beschreiben wir in Kompetenzmodell: Definition, Aufbau & Beispiele.
• 2. Bewertungsskala festlegen — meist 4 oder 5 Stufen — Eine gerade Stufenzahl (z. B. 1-4: Kein Wissen, Grundkenntnisse, Fortgeschritten, Experte) zwingt zu einer klaren Tendenz. Eine ungerade Stufenzahl (1-5) erlaubt eine neutrale Mitte — nützlich, wenn „durchschnittlich kompetent, aber noch nicht geübt“ eine relevante Einschätzung ist. Wichtiger als die Anzahl der Stufen ist, dass jede Stufe eine kurze, beobachtbare Definition hat — sonst schätzt jede Person nach einem anderen Maßstab ein.
• 3. Team und Rollen eintragen — Pro Person und Kompetenz eine Einschätzung — entweder als Selbsteinschätzung, als Einschätzung der Führungskraft oder beides nebeneinander. Der Abgleich zwischen Selbst- und Fremdbild ist oft aufschlussreicher als der Einzelwert.
• 4. Lücken auswerten — Vergleiche Ist- mit Soll-Niveau pro Rolle. Kompetenzen mit großer Lücke bei mehreren Personen zeigen, wo Trainings oder gezielte Einarbeitung den größten Hebel haben — Kompetenzen mit Lücke bei nur einer Person eher individuelle Entwicklungsgespräche.
• 5. Regelmäßig aktualisieren, nicht einmalig ausfüllen — Eine Kompetenzmatrix, die einmal erstellt und nie wieder angefasst wird, veraltet innerhalb weniger Monate. Ein fester Rhythmus — z. B. halbjährlich, gekoppelt an Entwicklungsgespräche — hält sie nutzbar.

Für ein einzelnes Team mit bis zu ca. 10 Personen und eine Momentaufnahme ist eine Excel-Vorlage ein guter, kostenloser Einstieg. Typische Grenzen zeigen sich, sobald mehrere Teams, mehrere Bewertende pro Person oder mehrere Zyklen im Zeitverlauf dazukommen: Versionskonflikte durch parallel bearbeitete Kopien, fehlende Historie über Zeiträume hinweg, manuelle statt automatische Durchschnittsberechnung über Teams hinweg und keine eingebaute Anonymisierung, wenn mehrere Personen dieselbe Person bewerten sollen. An dem Punkt lohnt sich ein Blick auf Kompetenzmatrix Software, die genau diese Punkte automatisiert abbildet.

Eine Kompetenzmatrix hält den aktuellen Stand fest — 360° Feedback liefert die Perspektiven, aus denen dieser Stand entsteht. Wer beides kombiniert, bekommt nicht nur ein Ist-Niveau pro Kompetenz, sondern auch, wie Kolleg:innen und Führungskräfte dieses Niveau in der Praxis erleben. Passende Fragen dafür findest du in 360 Grad Feedback Fragen.